Начиная с 2006 г. в отделе назревала необходимость внедрения какого-либо продукта помогающего вести учет наиболее трудоемких и критичных работ. Первоначально мною рассматривался недорогой продукт под названием «Договоры». Но по тем или иным причинам дальше использования демо версии не пошло. В начале 2007 г. я уже плотнее стал заниматься тестированием нескольких демо версий продуктов в числе которых были системы: Terrasoft, Sales Free, а также надстройка 1-С CRM. В тоже время и директор НПП «Гамма», по мере роста фирмы, стал задумываться о приобретении продукта, который позволил бы разделить бухгалтерский и управленческий учет.
В какой-то момент была получена информация о том, что фирма Logycom распространяет свой продукт под названием «Аструм». В результате после некоторых дебатов было принято решение в пользу приобретения программного продукта Аструм.
Начало:
В начале 2008г. и началось внедрение этого продукта в НПП «Гамма». Были приобретены модуль CRM и ряд вспомогательных модулей. Первый квартал 2008г. ушел на то, чтобы приспособиться и изучить его в объеме необходимом для использования. Начиная же со второго квартала 2008г. отдел ПРК полностью перешел на работу в ПО Аструм. С этого времени можно считать, что и пошло накопление некоего опыта внедрения этого программного продукта. Правда опыт этот остался больше в голове и до сих пор никак не оформлен, потому как «Аструм» требует к себе постоянного внимания, поскольку какие-то изменения в ход БП или в ход движения и вывода документов происходят постоянно.
Развитие:
Первоначально в работе использовался купленный модуль CRM и модуль для тестирования Товары. Довольно скоро стало ясно, что необходимо приобретать и модуль Товары. Использование этих двух модулей позволило замкнуть весь цикл работ, которые проводятся в отделе. При этом значительно облегчилось получение оперативной информации требующейся для работы:
- Формирование складов;
- Получение оперативной информации об остатке на складах НПП «Гамма»;
- Получение оперативной информации о планируемом поступлении на склад;
(При этом необходимо, чтобы менеджеры отдела и логистическая служба аккуратно вносили бы информацию в Аструм)
- Информации о текущих, планируемых и совершенных отгрузках;
- Информации о долгах клиентов или наших долгах;
- Информации о контактах с тем или иным клиентом;
- Информацию о планируемом поступлении товара.
Очень нужной функцией модуля Товары является возможность внесения дополнительных расходов, т.е. расходов появляющихся во время работы над БП. Подобная информация позволяет оптимизировать в случае необходимости эти расходы.
Модуль Товары позволяет включить в работу все отделы, завязанные на заказ, поставку и отгрузку приборов (отдел-логист-склад)
После приобретения модуля Товары нами был получен для тестирования модуль «Прайс-лист». Нужный модуль, позволяющий оперативно получать информацию о себестоимости и цене на тот или иной товар.
Принцип работы с данным модулем в минимальном объеме был изучен быстро. Таким образом, с приобретением модуля Прайс-лист можно сказать 100% завершилось вооружение отдела продажи необходимыми инструментами для работы.
Использование модуля «Прайс-лист» позволяет автоматизировать подготовку коммерческих предложений.
В полную силу модуль прайс-лист пока не работает.
Основные проблемы: использование модуля Прайс-лист требует постоянного отслеживание цены у поставщиков, а также определения критериев назначения цены.
Следующим модулем, который был взят на тестирование, был модуль Отчеты. Модуль позволяющий получить самый «вкусный» отчет о продажах за период, а также достаточно быстро на основе имеющегося материала, позволяющий сделать прогноз продаж на ближайший месяц-два по существующим БП.
В этом же модуле есть возможность получить множество других отчетов связанных, с движением товара, денег, долгов и.т.д. Но это все потенциально и будет востребовано по мере необходимости.
Последний модуль, взятый на тестирование — модуль Сервис. Применение этого модуля позволяет нам в полуавтоматическом режиме получать и обобщать материал, связанный с работой сервис-центра.
Итоги:
По результатам более двух с половиной лет эксплуатации Аструм мы добились того, что отдел полностью переведен на работу в Аструм. Появилась возможность быстрого получения той или иной информации, связанной с работой с конкретным клиентом, а соответственно возможность корректировки. Развитие программного обеспечения идет быстрее внедрения, поскольку выход релизов Аструм происходит 3-4 раза в год. Потенциал ПО значительно больше того, что используется. В настоящее время по каждому клиенту имеется возможность учесть все возможные прямые расходы при осуществлении каждой сделки и в результате получить сумму дохода, при определении которого учитываются эти расходы.
Сложности:
Сопротивление менеджеров ведению информации в Аструм, когда ведут клиента по бумажке, не внося контакты. Недостаточная квалификация персонала, когда одна ошибка может дать неправильный результат. Поэтому необходимо обучение. Сложность структурирования большого количества контактов.
Обобщая все можно сказать, что внедрение Аструма должно продолжаться дальше, привлекая в результате все отделы.
Программное обеспечение, имеющееся сейчас, позволяет сделать это в короткие сроки. Думается, что достаточно максимум полгода, чтобы перевести на работу в Аструм всю фирму.
Однако после того, как это произойдет возможно речь будет идти о том, чтобы заводить специального человека для обслуживания Аструм (БП, отчеты, администрирование, обучение, решение др.орг.вопросов).
Пока Аструм используется все же как хранилище информации, но не инструмент, позволяющий массово принимать решения. Но это не вина Аструма, а беда исполнителей.
С точки зрения знания возможностей Аструм можно сказать, что мы его знаем на 30-35%. С точки зрения использования — мы используем его на 20-25%.
В ближайшей перспективе необходимо уделить больше внимания улучшению работы с клиентами пользуясь имеющейся в «Аструм» информацией.
2010 год.
Руководитель отдела продаж
Владимир Александрович Ножкин.
